ORGANIZACIÓN PARA EL EVENTO DE LA LÍNEA:

COMITÉ ORGANIZADOR: MIEMBROS DE LA LINEA (TODOS)
Es la máxima autoridad dentro del evento, está conformado por aquellas personas que intervienen en la planificación, organización, control y evaluación del evento.

FUNCIONES:
· Aprobar el presupuesto, el programa general, la publicidad y la cuota de inscripción por participante.
· Aprobar las propuestas presentadas por las diferentes coordinaciones.
· Aprobar a los conferencistas y patrocinadores del evento.
· Proponer listado de invitados potenciales para el evento.
· Decidir quiénes estarán en el presidium durante la instalación y la clausura del evento.
· Diseñar y aprobar el cronograma general de actividades.

COORDINACIÓN GENERAL DEL EVENTO: Prof. Julio Flores y Prof. Silvia García

Se encarga de asesorar a cada uno de los Comités conformados para el evento.

FUNCIONES:
· Servir de enlace entre las autoridades de la ULAC y los diversos Comités conformados.
· Coordinar el trabajo de los Comités.
· Informar a las autoridades de la ULAC los avances de los Comités.
· Controlar indirectamente los gastos.
· Pautar las reuniones regulares con los Comités.
· Gestionar la elaboración de los certificados de asistencia al evento y decidir quiénes firmarán los mismos.
· Dar curso a las comunicaciones de participación e invitación a los conferencistas, a patrocinadores y personalidades destacadas de la comunidad y las comunicaciones de agradecimiento que sean necesarias.

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS: Marcos y Erasmo.

Esta Comité se encarga de elaborar el presupuesto general del evento y manejar adecuadamente cada unos de los ingresos y egresos.

FUNCIONES:

· Elaborar el presupuesto.
· Colaborar en la obtención de los fondos económicos para el evento.
· Manejar los fondos en función a lo planificado por el comité organizador.
· Controlar el presupuesto de ingresos y egresos.
· Tramitar los pagos una vez aprobados por el comité organizador.
· Asignar los recursos a las diferentes coordinaciones designadas.
· Rendir cuenta al comité organizador.

COMITÉ TÉCNICO: Prof. Julio Flores y Prof. Silvia García. Ma. Gabriela y Gregorio.

En este Comité se realiza todas las actividades que sean necesarias para el desarrollo del contenido específico del evento.

FUNCIONES:
· Coordinar el material de las ponencias.
· Preparar el maletín o portafolio a los participantes que asistirán al evento.
· Organizar y llevar a cabo el proceso de inscripción de los participantes desde la etapa del registro hasta la entrega del certificado de asistencia.
· Coordinar el uso de las carteleras informativas antes, durante y después del evento.
· Elaborar el instructivo metodológico para la presentación de las ponencias.
· Gestionar la elaboración de los reconocimientos y/o diplomas.
· Rendir cuenta al comité organizador.

COMITÉ DE LOGÍSTICA Y PROTOCOLO: Yordi, Luis, Beatriz y Maigualida.
Este Comité atenderá todas aquellas operaciones que faciliten el desarrollo del evento, además se encarga de organizar y coordinar todas las actividades vinculadas con el ceremonial y protocolo a llevarse a cabo en el evento.

FUNCIONES:
· Garantizar agua, vasos y servilletas a los ponentes.
· Garantizar los servicios de: equipos audiovisuales, material de reproducción, seguridad, micrófonos, altoparlantes, mesas, sillas u otros.
· Coordinar y distribuir el maletín o portafolio para los participantes que asistirán al evento.
· Solicitar y aprobar las cotizaciones de refrigerios.
· Prever el personal necesario, materiales y equipos a la hora de proporcionar el servicio del refrigerio.
· Redactar las comunicaciones de participación e invitación a los conferencistas, a patrocinadores y personalidades destacadas de la comunidad.
· Preparar el listado de personalidades e invitados especiales y el vocativo para las autoridades y el maestro de ceremonia.
· Coordinar la adecuación del mobiliario para el presidio y la ambientación del auditorio para el acto de instalación y clausura.
· Elaborar y producir la memoria gráfica del evento.
· Seleccionar, entrenar y coordinar el trabajo de los asistentes del protocolo.
· Coordinar que los símbolos patrios e institucionales estén en el lugar indicado en los actos de instalación y clausura del evento.
· Determinar el orden que ocuparán las personalidades o invitados especiales al evento.
· Llevar control de seguimiento de la confirmación de autoridades, invitados al evento, conferencistas y patrocinadores,
· Proponer al maestro de ceremonia y personal de protocolo que se requiere.
· Organizar el brindis en la clausura.
· Elaborar las comunicaciones de agradecimiento que sean necesarias.

PROMOCIÓN, PUBLICIDAD Y MERCADEO:
Karina, Justina, Narcy, David y José.
Este Comité maneja todo lo relacionado a la difusión, promoción y publicidad del evento.

FUNCIONES:
· Diseñar el logo e imagen gráfica del evento.
· Estudiar, diseñar los señalamientos y simbología donde se realizará el evento.
· Diseñar los gafetes, pendones, anuncios para prensa, folletos, volantes u otros medios publicitarios.
· Diseñar la base de datos de los participantes al evento.
· Crear la página Web del evento.
· Crear un correo electrónico para recibir las ponencias.
· Preparar en CD, el material de las ponencias.